Beratung - Beschaffungsprozess DMS-Software für Schulträger

Ausgangslage

Der Auftraggeber wünscht eine zentrale Lösung für die in den verschiedenen Abteilungen und Referaten gestalteten dokumentengestützten Prozesse.

Problemstellung

Mitarbeitende der Referate haben nicht die Möglichkeit im gesamten Datenpool zu recherchieren oder auf einzelne Dokumente gezielt zugreifen. Vorgänge liegen in Aktenordnern oder Schreibtischschubladen und E-Mails auf lokalen Festplatten lagern. Auch sind digital vorliegende Daten aufgrund unterschiedlicher Formate nicht überall im Arbeitsprozess zugänglich.

Ein gemeinsame und projektorientierte Nutzung der Akten zudem refereratsübergreifend und zum selben Zeitpunkt ist nicht möglich, aber dringend erforderlich.

Der alte Aktenbestand muss in das neue DMS migriert werden

Lösung

- Analyse der Geschäftsprozesse der Geschäftsstelle und entsprechende Auswahl eines passen-den DMS.
- Prüfung der vorliegenden schriftlichen Angebote, insbesondere der Tauglichkeit der vorgestellten Softwarelösungen
- Analyse der Angebote auf die Erweiterungsmöglichkeit auf die Arbeit im gesamten Verantwortungsbereich der ESM und gleichzeitige Kostenschätzung für unsere Stiftung
- Erstellung und Durchführung eines Auswahlverfahrens vor Ort mit den Anbietern: Ermittlung und Abstimmung Projektzielen, Abstimmung von Anwenderszenarien, Erstellung eines Lastenheftes
- Prüfung und Analyse der vorliegenden Angebote und Livetests mit Anbietern
- Kontrollierte und schrittweise Einführung des DMS in den Geschäftsalltag


Vorteile

- Prozess und Auswahl der Lösung erfolgten kostenorientiert
- Auftraggeber hat eine Entscheidungsgrundlage für Anforderungsprofil für eine DMS Lösung
- hat ein individuelles und belastbares Angebot für die Auswahl einer Lösung

Eckpunkte

  • Branche: Bildung

  • Budget: 1001 - 5000 Euro

  • Personelle Umgebung: Nutzeranzahl 11-50

Vorteile

1

Arbeitsweise
Unsere Experten stehen für Kooperation und Teamwork.

2

Methodik
Moderne Werkzeuge und Methoden gewährleisten eine effiziente Beratung und Umsetzung.

Kontakt

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