Scan- und Archivsystem für Verwaltung

Ausgangslage

Pass- und Personalausweisanträge liegen abgeheftet, zur guten Hälfte zentral gelagert und dann auf verschiedene Meldeämter (Stadtbezirke)verteilt, in Papierform vor. Ebenso das ehem. Melderegister in Karteikartenform. Zusammen ein Platzbedarf an Bürofläche in der Größenordnung einer Turnhalle. Allein zur Verwaltung des Bestands sind mehrere Personen im täglichen Einsatz. Bei dieser Menge sind konsequenter Weise entsprechend viele Zugriffe auf die Dokumente auf Grund von Identitätsanfragen (Busgeldbehörden, LKA, BKA, Verfassungschutz etc.) erforderlich.
Dies erfordert einen zusätzlich sehr hohen Aufwand im Bereich der Vorgangsbearbeitung, da erst geklärt werden muss, wo ein aktuelles Dokument gefunden werden kann. Dieses musste dann für eine Kopie entnommen und wieder zurück sortiert werden. Erfolgt eine Rücksortierung nicht korrekt, ist der Antrag bis zu seiner Aussortierung in der Regel unauffindbar.
Da die gesetzlichen Vorgaben bezüglich der maximalen Aufbewahrungsfristen konkrete Regelungen enthalten, ist ein zyklisches Aussortieren von Belegen erforderlich, welche datenschutzgerecht vernichtet werden müssen.

Problemstellung

Die klassisch angewandte Papieraufbewahrung hat immense Miet- und Personalkosten zur Folge, die letztendlich durch folgende Faktoren bedingt sind:

- hoher Verwaltungsaufwand der Papierdokumente
- Aktenverlust durch falsches wegsortieren
- nur einfache Verfügbarkeit eines Dokuments
- hoher Aufwand bei der Vorgangsbearbeitung, da jeder Zugriff auf ein Dokument über eine Zentralregistratur angefordert werden muss

Diese Aufwendungen sind durch den Einsatz entsprechender Technologien deutlich zu reduzieren.

Lösung

Konzeption und Integration eines Verarbeitungssystems für o.g. Dokumente mit entsprechender Archivanbindung.

Umsetzung

Es wurde das Archivsystem der Firma BBI aufgesetzt und ein Scanner der die Anträge erfasst (mind. 10.000 je Tag) eingerichtet. Auslesen der Indexdaten (Dokumentnummer) mit OCR-Software, Moduloprüfung der gelesenen Werte und importieren in das Archivsystem. Manuelle Verarbeitung der wenigen, fehlerhaft gelesenen Anträge und Import ins Archiv. Ebenso wurde im Bereich der Meldekartei die manuelle Indexierung in frei definierbaren Schrittweiten eingesetzt, welche durch die gezielte Fallrecherche sukzessiv ergänzt wird.
Mit Änderung des Meldegesetzes in 2007 darf die Meldebehörde den direkten Zugriff auf diese Daten durch andere Behörden zulassen. Die entsprechende Schnittstelle mit digitaler Signatur wurde ebenfalls eingerichtet.

Vorteile

Einsparung von Lagerplatz in der Größenordnung einer Sporthalle. Bei der Meldekartei ca. 140m² voller Karteischränke.

Schnelle und Einfache Suche nach Pass- und Ausweisanträgen.
Schnelle Recherche der Wohnortverfolgung in der ehem. Meldekartei.
Dadurch Aufwandsreduktion in der Fallbearbeitung von ca. 80% bei täglich mehreren hundert Vorgängen!

Eckpunkte

  • Branche: Öffentliche Einrichtungen

  • Budget: >50000 Euro

  • Personelle Umgebung: Nutzeranzahl >100

Vorteile

1

Arbeitsweise
Unsere Experten stehen für Kooperation und Teamwork.

2

Methodik
Moderne Werkzeuge und Methoden gewährleisten eine effiziente Beratung und Umsetzung.

Kontakt

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